Att vara leverantör till myndigheter och andra offentliga aktörer är ofta ett uppdrag som rymmer både pengar, trygghet och prestige. Men när en annons om en upphandling kommer ut, har många redan börjat jobba för avtalet för länge sedan.

LOU, Lagen om offentlig upphandling, reglerar egentligen bara själva upphandlingsprocessen från det att en upphandling annonseras till dess att ett avtal är skrivet med den leverantör som vunnit upphandlingen. Men med de krav som ställs i en upphandling börjar resan mot det åtråvärda avtalet långt tidigare än så: redan när företaget startas börjar historiken byggas upp, och den följer dig varje steg in i framtiden.

– Alla borde ha en handlingsplan för hur man jobbar med ekonomi, miljö och kvalitetsledningsfrågor redan från start. Det är svårt att fixa ett track rating i efterhand, konstaterar Axel Groups vd Johannes Jacobsson.

Själv har han målmedvetet jobbat för att skapa ett starkt team från början, vilket då även inkluderar bank och revisor.

– Att skapa en vi-känsla och se värdet i alla som är involverade i bolaget är viktigt. För vår del innebar det bland annat att när vi lämnade in på vår första upphandling väldigt tidigt, innan vi hunnit nå en viss kreditnivå, kunde banken och revisorn intyga att vi hade en stabil ekonomi och ordning på finanserna.

Magnus Josephson är upphandlingsjurist och expert på upphandling och försäljning till offentlig sektor, med erfarenhet även från den upphandlande sidan och en av Sveriges främsta utbildare på området. Om man själv anser man att man är en seriös och kompetent leverantör som har något att erbjuda offentlig sektor, anser han att man har allt att vinna på offentliga upphandlingar. Marknaden är stor, säker och öppen för alla sunda företag. Den som har ett kriminellt förflutet eller är konkursmässig lär ha svårt att lyckas, men annars ger övning som bekant färdighet:

– Det finns ett klart samband mellan kristider och ett större antal anbud. Men om man inte förberett sig och jobbat med offentliga upphandlingar innan krisen kommer, är det tufft att plötsligt konkurrera med dem som varit på den marknaden länge, konstaterar Magnus Josephson.

– Det går inte att hoppa in och ut och göra någon upphandling här och där. Det är ett långsiktigt arbete.

Att helt spontant lämna in på en upphandling är det väldigt få som lyckas med. Det gäller att börja med marknadsanalysen: Hur stor är marknaden för vår del, hur mycket kan vi tjäna, hur ser konkurrensen och prisbilden ut, vad köper kunderna, hur ser affärerna ut? Gör man sin läxa ser man på samma gång när avtalen går ut och kan planera och vara proaktiv.

Det är ett hantverk att skriva bra anbud, men kärnan är att ha en tydlig struktur, svara snabbt på frågorna och bekräfta att man kan leverera det som efterfrågas, konstaterar Magnus Josephson.

– Ett vinnande koncept är att jobba proaktivt innan anbud. Det finns ingenting inom LOU som hindrar att man sprider kunskap, i form av webbinarier, nyhetsbrev och utbildningar till exempel. Leverantörer som kan hjälpa kunden att köpa på rätt sätt får guldstjärna.

Det gäller alltså att ha tydliggjort sina mervärden, för att göra en riktigt bra affär för alla:

– Du får den leverantör du frågar efter. En leverantör kan vara bra på pappret, den levde upp till avtalskraven men har inget mer att komma med. En bra leverantör kan leverera mervärde och är redo att utveckla samarbetet – det är en leverantör som köparen inte vill byta ut helt enkelt.

Även under avtalsperioden kan man som leverantör agera proaktivt, och inte bara vänta på beställningar. Tricket är att kontinuerligt följa kundens behov och fundera över att de beställer det här, men finns det annat de skulle behöva eller levererar vi sådant som de faktiskt inte behöver?

”Det finns ett klart samband mellan kristider och ett större antal anbud. Men om man inte förberett sig och jobbat med offentliga upphandlingar innan krisen kommer, är det tufft.”

Magnus Josephson, upphandlingsjurist

Johannes Jacobsson kan känna en viss frustration över hur LOU fungerar i praktiken, samtidigt som han lovordar syftet med lagen:

– Tyvärr har det blivit så att nästan alla upphandlingar viktas på pris idag, och det tror jag aldrig har varit tanken med LOU. Tvärtom, så handlar den ju om att alla ska ha samma förutsättningar i en offentlig upphandling.

Som exempel nämner han att om en kund ställer ett krav på att personlarmen ska levereras inom fem dagar och Axel Group kan leverera på två dagar, så ger det inga extrapoäng i upphandlingen såvida kunden inte särskilt sagt att varje dags snabbare leverans premieras.

– Ett värde som inte är efterfrågat i en upphandling har inget värde i upphandlingen, helt enkelt. Hade kunderna viktat mot kvalitet och service hade det sett helt annorlunda ut. Det är en utmaning för oss som verkligen vill skapa trygga arbetsmiljöer och hjälpa till att utveckla våra kunder.

Självklart vilar ett tungt ansvar på den upphandlande myndigheten, och dialogen med leverantörerna är oerhört viktig konstaterar Magnus Josephson.

– De säljer ju den här produkten varje dag, medan en inköpare på exempelvis en kommun kanske bara köper den en enda gång i sitt liv.

Ett delikat problem kan vara att även om en leverantör tidigare varit leverantör till en kommun, och kommunen varit missnöjd, är det svårt att vägra leverantören att lämna nya anbud. Såvida det inte rört sig om ett brott som kan ge yrkesförbud, då. Men som upphandlare kan man vara lite smart här.

– När man haft en leverantör man inte är nöjd med, är uppföljningen extra viktig. Det gäller att ta in faktorer i utvärderingen som gör att de får låga poäng.

Men en bra uppföljning handlar inte bara om  vad som levererats, utan även vad som varit svårt att leverera och vad som kanske krävt speciallösningar. Man bör dock också vara självkritisk och fråga sig själv om någon annan leverantör hade gjort jobbet bättre, eller om det faktiskt var avtalets upplägg som brast.

– En smart leverantör tar upp det med kunden, tittar på beteendemönster och kommer med tips på hur denne kan bli bättre. Om man som leverantör kan förklara att vi har fixat det här åt er för att vi är flexibla, då ökar värdet för kunden som blir nöjdare i slutänden.

Vill du lära dig mer om LOU? Magnus Josephson har bland annat publicerat ett antal korta filmer på Youtube, LOU på 1 minut, som kan vara en bra introduktion. Den första filmen hittar du här.

Vill ni veta mer om hur man skapar en tryggare arbetsmiljö? Hör av er till Johannes eller någon av våra säkerhetsrådgivare!

Johannes Jacobsson

Johannes Jacobsson

VD

Andreas Nyström

Andreas Nyström

Säkerhetsrådgivare

Joakim Öhrman

Joakim Öhrman

Säkerhetsrådgivare

010 602 30 35
joakim.ohrman@axel.se

Odd Barvefjord

Odd Barvefjord

Säkerhetsrådgivare

Kontakta oss

Postadress Tobaksspinnargatan 3 117 36 Stockholm E-post info@axel.se

Växel / Order 010 – 602 30 30 order@axel.se Support  010 – 602 30 40 support@axel.se