Alla som kastar sig in i en offentlig upphandling kan vara med och bidra till ett bra samarbete, men vissa kommer tyvärr in med fel avsikter. Upphandlingsmyndigheter dödar myter och uppmuntrar till tät dialog.

Innan en upphandling annonseras ut sker, förhoppningsvis och nästan alltid, en gedigen planering. Den upphandlande aktören formulerar vad den upplever att denne har för behov, genomför en behovsanalys och sammanställer ett frågeformulär. Här har vi som leverantörer både fantastiska möjligheter – och faktiskt också ett ansvar att stötta kunden till rätt inriktning, för att det ska bli en affär med nöjda parter i bägge ändar.

Upphandlingsmyndigheten ger stöd till upphandlande myndigheter, enheter och leverantörer genom att utveckla och förmedla kunskap, verktyg och metoder för offentlig upphandling.

Många frågor kring överprövning

– Min personliga åsikt är att tydlighet är viktigt – om underlaget inte är klart och tydligt kan det lätt bli fel, säger Josefine Monfors, upphandlingsjurist på Upphandlingsmyndigheten.

Josefine Monfors.
Josefine Monfors,
Upphandlingsmyndigheten

Men det finns hjälp att få. Upphandlingsmyndigheten har bland annat en telefonservice, dit vem som helst kan ringa och bolla frågor kring offentlig upphandling. Tjänsten kompletteras med chatt och en skriftlig frågeportal samt en anbudsskola online, och den som vill ha en extra genomgång kan be myndigheten att komma och prata live, IRL eller digitalt.

– Det är ganska många leverantörer som hör av sig när de håller på att lämna ett anbud och stöter på något oklart i upphandlingsdokumentet. Vissa frågor är vanligare än andra, som direktupphandlingar och de fem grundläggande upphandlingsprinciperna till exempel. Även frågor kring tilldelningsbeslut och överprövning är vanligt, berättar Josefine Monfors.

Då det ofta är leverantörerna som har bäst kännedom om den produkt eller tjänst som upphandlas, finns det en kommunikationsplattform som används inför en offentlig upphandling: Leverantörsdialog. Den innebär att den upphandlande aktören bjuder in till ett möte med intresserade leverantörer som kan erbjuda en tjänst eller produkt, helt enkelt för att få en bättre bild av hur kraven bör utformas.

Axel Groups vd Johannes Jacobsson tar varje chans att stötta upphandlare till en korrekt och relevant kravspecifikation:

– Leverantörsdialog är en fantastisk möjlighet för både myndigheter och leverantörer som vill hjälpa till, men det är en ganska svår del. Alla som kommer till en leverantörsdialog är inte schyssta, en del kommer dit för att trycka på saker som bara de kan leverera. Då är risken att upphandlingen får göras om.

”Alla som kommer till en leverantörsdialog är inte schyssta, en del kommer dit för att trycka på saker som bara de kan leverera.”

Johannes Jacobsson, vd Axel Group

Generellt tycker han att de upphandlande myndigheterna har blivit bättre på att tala om när de behöver hjälp för att kunna göra en bra upphandling, men att det fortfarande sker på tok för sällan.

– Man är mer rädd för att göra en dålig upphandling än att stöta sig med någon. Nu har man en tät dialog med flera leverantörer och är öppen med det. Det skapar förutsättningar för en bra upphandling.

Planering och förberedelse är oerhört viktigt för både den upphandlande myndigheten och leverantörerna. Josefine Monfors understryker vikten av dialog, gärna i god tid för att nå största effekt. För myndigheterna kan det ofta vara till hjälp att skicka ut delar av upphandlingsunderlaget på remiss, för att testa om kraven är rimliga eller om de kommer att slå fel. Om upphandlingsdokumenten har skrivits på ett felaktigt sätt och att det därför inte är möjligt att välja det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kan den upphandlande myndigheten behöva avbryta upphandlingen. Detta kostar både pengar och tid för alla inblandade parter.

Som leverantör tycker hon att man ska ta vara på varje tillfällen till dialog. Det finns en rädsla på båda sidor om dialog, exempelvis baserat på risken att det uppstår jävsmisstankar. Men det finns många myter, och Upphandlingsmyndigheten har publicerat Myter om dialog, för att klargöra en del.

– Dialogen leder ofta till fler lösningsförslag från fler leverantörer, och på så vis en förbättrad konkurrens och effektivare upphandlingar. Jag utgår ifrån att alla vill vara med och bidra till ett så bra samhälle som möjligt, konstaterar Josefine Monfors.

Tips! En sammanfattning av de fem grundläggande principerna kan du läsa här, på Upphandlingsmyndighetens hemsida.


FAKTARUTA

Vad är ESPD?

ESPD, European Single Procurement Document, är det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet som ibland kallas för Egenförsäkran. Formuläret kan användas av upphandlare och leverantörer för att intyga att det inte finns någon grund för uteslutning, att kvalificeringskraven är uppfyllda och att bevis på detta kan lämnas vid begäran.

Hur ESPD tolkas är olika i olika länder, men i Sverige ska en anbudsgivare kunna välja mellan att lämna en egenförsäkran eller att lämna in alla, för leverantörskvalificeringen, relevanta bevis direkt med sitt anbud eller sin anbudsansökan.


Vill du veta hur du kan maximera dina chanser vid en offentlig upphandling, redan innan upphandlingen annonserats ut? Läs del 1 – Skeletten i garderoben och LOU – i vår artikelserie!