När alla anbud i en offentlig upphandling utvärderats och eventuella förhandlingar är över utses en anbudsvinnare. Den upphandlande myndigheten går då ut och informerar alla som deltagit i upphandlingen hur de har valt och varför, i ett så kallat tilldelningsbeslut.

Syftet med lagen om offentlig upphandling är som bekant att ge alla leverantörer samma förutsättningar att delta i en upphandling. Ibland är det så jämnt mellan flera leverantörer, på de punkter som viktas av köparen, att en upphandling avgörs genom lottning.

Johannes Jacobsson, vd för Axel Group konstaterar att det alltid är väldigt tråkigt att förlora en upphandling. Givetvis gäller det för alla som inte vinner upphandlingen, då var och en lagt ner mycket tid och energi på att lämna in ett anbud och engagera sig i hela upphandlingsprocessen.

– Det absolut tråkigaste är att förlora en upphandling på lottning. Jag kan tycka att man borde titta på mervärden och referenser när det är helt jämnt mellan flera leverantörer, säger han.

När man har vunnit en upphandling däremot, börjar det roliga arbetet med att bygga en ny relation mellan kund och leverantör. Johannes Jacobsson målar upp en bild av uppstartsmöten som kreativa, spännande möten med positiv stämning och höga förväntningar från alla håll:

– Jag brukar känna att det är som att sitta med ett helt vitt papper. Allt som varit lämnas därhän och vi kan köra igång med att bygga något helt nytt och bra tillsammans. Det är skönt att fokusera på vad kunden behöver och vilka mervärden som finns på önskelistan.

Håller koll på en femtedel av Sveriges BNP

Konkurrensverket är tillsynsmyndighet för offentliga upphandlingar i Sverige och ska alltså kontrollera att de som upphandlar varor och tjänster följer Lagen om offentlig upphandling, LOU.

Malin de Jounge är enhetschef för Enheten för otillåtna direktupphandlingar på Konkurrensverket, där cirka 20 personer jobbar med tillsyn och upphandlingsfrågor:

– Det finns cirka 4000 upphandlande myndigheter i Sverige och praktiken är det en femtedel av landets BNP vi ska hålla koll på. Det är ett stort område att tillsyna. Vårt uppdrag är att främja en effektiv offentlig upphandling som nytta för det allmänna och det är vad vi försöker göra. Men vad är en effektiv upphandling? frågar hon retoriskt.

Konkurrensverket har valt en linje som innebär att man inte bara tittar efter upphandlingar som bryter mot lagen, utan även försöker hitta ärenden som ger mer och kan förklara komplexa förhållanden. Det innebär helt enkelt att Konkurrensverket till viss del fokuserar på att utreda ärenden som har ett generellt intresse och som leder till tydliga resultat.

”Om en aktör börjar göra något som är tveksamt så sprids den idén snabbt, så det är viktigt att vi kommer in så tidigt som möjligt för att kunna stoppa ett felaktigt beteende”

Malin de Jounge, Konkurrensverket

– Genom vår erfarenhet ser vi hur vi får bäst effekt på det vi gör. Vi vet att om en aktör börjar göra något som är tveksamt så sprids den idén snabbt, så det är viktigt att vi kommer in så tidigt som möjligt för att kunna stoppa ett felaktigt beteende innan det smittar. Vi har en starkt vägledande roll.

Under några år har Konkurrensverket haft en pågående informationsturné, för att höja kompetensen kring offentliga upphandlingar i Myndighetssverige. Arbetet har delvis effektiviserats i och med digitaliseringen som pressats fram under Coronapandemin.

Inom myndigheten finns en tipsfunktion som är effektiv för att vaska fram bra ärenden. Man har ett system med samma tanke som visselblåsningssystem.

– Nu kan vem som helst anonymt höra av sig till oss med tips. Annars blir ju det mesta som kommer in till oss allmänna handlingar och i och med att det inte finns något eget, uttryckligt skydd för tipsare så kanske det inte känts så kul att tipsa om sin egen arbetsgivare tidigare, konstaterar Malin de Jounge.

Spanare letar misstänkta affärer

Dessutom jobbar man med spanare som letar uppslag, i exempelvis lokalmedia. De granskar offentliga affärer för att se om de kan hitta något misstänkt. En del är också att skapa förståelse för varför det är viktigt med korrekta upphandlingar – och inte minst koppla den frågan till konkurrens:

– Leverantörerna har det första ansvaret och vi jobbar hårt med att få dem att förstå det. Hela systemet är tänkt så, att en leverantör ser en överträdelse, tar vara på sin rätt och går till domstol.

Men om Konkurrensverket upptäcker att det skett en överträdelse, som exempelvis en icke annonserad upphandling, kan även myndigheten gå till domstol och ansöka om en upphandlingsskadeuppgift eller skriva ett tillsynsbeslut.

– Om vi på allvar vill ha fler anbud på annonserade upphandlingar måste leverantörerna känna att de litar på systemet, konstaterar Malin de Jounge.

Leverantörerna har en viktig roll för att kunna kontrollera upphandlingar snabbt och effektivt, då de som verkar i samma bransch lättare kan se när det skett en överträdelse. De kan till exempel se om det finns en skillnad mellan vad som kravställts och vad som avtalats:

– Det ska gå snabbt också, inom tio dagar måste man påpeka vad som är fel och det är väldigt lite tid om man inte kan marknaden. Som tillsynsmyndighet skulle vi aldrig hinna det.

Malin de Jounge upplever en positiv utveckling på upphandlingsområdet under sina elva år på Konkurrensverket. Kunskapsnivån på upphandlande myndigheter ökar, och det händer att ett antal kommuner går samman och hjälper varandra vid inköp.

– När man ska köpa in någonting man inte förstår är det lätt att det blir fel. Det är svårt för en liten kommun att ha kunskap inom allt, men det gäller att veta när man behöver skräddarsytt för ens egna behov och när det är lämpligt med ett gemensamt upphandlat ramavtal.

Malin de Jounges råd till leverantörer är att försöka etablera en kontakt med dem man tänker sälja till, och det långt innan en annons kommer ut. Hon tycker att man ska passa på när det finns ett avtal och titta på hur behovet ser ut och hur kunden har handlat tidigare.

– Jag brukar inte tänka anbudsprocessen utan inköpsprocessen, för det är mycket, mycket bredare. Man måste också tänka i ett mycket längre perspektiv, och se att man gör det tillsammans – de som upphandlar och leverantörerna.

Dessa faktorer väger KKV in i sin prioritering

  • Hänsyn till det allmänpreventiva syftet och behov av vägledning
  • Brister i den upphandlande myndighetens eller enhetens agerande
  • Tecken på korruption eller annat förtroendeskadligt agerande
  • Om vi är den aktör som är bäst lämpad att agera
  • Utredningens omfattning i förhållande till att nå önskat resultat
    Källa: konkurrensverket.se